BLUFfen Sie sich an die Spitze

Kommunikation. 90% der Arbeit eines Projektmanagers besteht daraus, sagt man. Daher ist alles, was die Kommunikation vereinfacht und beschleunigt Gold wert – wenn nicht sogar Platin. Und ein geschickter BLUF macht Ihre Kommunikation deutlich effektiver.

Nicht nur im Militär

Bottom Line Up Front – BLUF: Dieses schöne Akronym stammt aus der US Navy. Ziel ist es, dass der Captain in Krisenzeiten auf einen Blick entscheiden kann, ob er einen Bericht überhaupt, sofort oder später lesen muss bzw. kann.

Eine Möglichkeit, die wir im Projekt- und Berufsalltag häufig auch gerne hätten, um die tägliche Informationsflut zu meistern. Daher ist der BLUF auch in der Unternehmenskommunikation immer häufiger zu finden.

Das Fazit die Front für schnellere Entscheidungen

Ein BLUF steht am Anfang eines Textes oder einer Präsentation und nimmt die wichtigsten Schlussfolgerungen, Empfehlungen oder Fragen vorweg. So können die Leser sich effizienter informieren und schneller Entscheidungen treffen.

Ein BLUF ist üblicherweise der erste Absatz, er kann aber auch nur ein einzelner kurzer Satz sein. Oder Sie können auch (Zwischen)Überschriften als BLUF einsetzen, um den jeweils folgenden Abschnitt vorwegzunehmen. So finden sich die Leser auch in komplexen Dokumenten schnell zurecht.

Aber Achtung!, ein BLUF ist keine Executive Summary und auch kein Abstract. Er fasst nicht unbedingt alle Argumente oder Beweise für oder gegen eine Entscheidung zusammen.

Hirnschmalz und Mut

Ein guter BLUF erfordert etwas Nachdenken: An wen richtet sich die E-Mail, die Präsentation, der Bericht? Und was ist für diese Personen die entscheidende Information? Damit steht es dem Gießkannenprinzip der Informationsverteilung entgegen, denn ein guter BLUF ist maßgeschneidert.
Und es braucht etwas Mut, da ich mit meinem BLUF Stellung beziehe und Verantwortung übernehme. Verantwortung? Ja, denn mein erster Absatz kann Entscheidungen beeinflussen und dazu führen, dass jemand etwas liest oder eben nicht.

Zeit, den Einsatz zu erhöhen

Probieren Sie es aus und BLUFfen Sie konsequent, vielleicht sogar gleich im ganzen Team: Kein Bericht, keine Präsentation, keine Informationsmail- oder Entscheidungsmail ohne BLUF.

Ich denke, Sie werden überrascht sein, wie die Qualität Ihrer Kommunikation steigt. Und das ist kein Bluff.

Ein Beispiel-BLFU zum Schluss

Ein BLUF, um den BLUF in einer Mail Ihrem Team näherzubringen, könnte so aussehen:

Unsere Projektkommunikation per E-Mail ist in den letzten Wochen aus dem Ruder gelaufen und wir brauchen zu lange, um die richtigen Informationen zu finden und Entscheidungen zu fällen. Damit jede/r schnell erkennen kann, ob und wie wichtig und dringend ein Mail für ihn oder sie ist, stellen wir jeder Mail ab sofort eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Punkte voran. Wie diese hier.

Und dann käme der eigentliche Text, der genauer erklärt, was wie getan werden soll.