PMP-Blitzlicht: Ressourcen- und Auslastungsglättung

Nachdem wir unseren idealen Netzplan erstellt haben, müssen wir uns anschließend leider noch mit ein paar lästigen Realitäten rumschlagen, unter anderem der Verfügbarkeit von Ressourcen. Wenn sich dabei herausstellt, dass eine Ressource überlastet ist – weil wir beispielsweise nur einen Humperdingerexperten im Unternehmen haben – müssen wir sehen, was sich da tun lässt. Der PMPBOK Guide® 5th Edition bietet dafür zwei verschiedene „Glättungen“ an: Auslastungsglättung (Resource Leveling) und Ressourcenglättung (Resource Smoothing).

Die englischen Begriffe machen es etwas klarer, dass es in beiden Fällen etwas mit den Ressourcen angestellt wird. Und zwar in einem Fall sanft (Smoothing – Glätten) und im anderen Fall etwas radikaler (Leveling – Einebnen). Wo sind aber genau die Unterschiede? Welche Auswirkungen haben sie jeweils auf den Terminplan?

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PMP-Blitzlicht: Projekt- und Produkterfolg

Frage

Überlegen Sie, wann ein Projekt als erfolgreich zu betrachten ist und wann ein Produkt. Gibt es einen Unterschied?

Antwort

Ja, es gibt einen großen Unterschied. Ein erfolgreiches Produkt (im Sinne eines Markterfolgs) kann theoretisch von einem katastrophalen Projekt entwickelt worden sein. Und umgekehrt: ein wunderbares Projekt (schneller als geplant fertig, billiger, tolles Team etc.) entwickelt ein Produkt, das dann aber nicht gekauft wird.

Diese beiden Aspekte dürfen auf keinen Fall verwechselt werden. Dabei ist klar zu unterscheiden, wer für was die Verantwortung trägt:

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PMP-Frage der Woche: Was ist „Business Analysis“?

(ID 451) Im Steuerkreismeeting kommt es zu hitzigen Diskussionen über das Aufgabenfeld und Verantwortungsgebiet eines Projektleiters, nachdem sich ernsthafte Probleme in der Projektausführung offenbaren.

Einer der Bereichsleiter sagt, er könne mit diesem ganzen "Projektgedöns" nichts anfangen, wenn der Projektleiter nicht auch den Business-Analysten in sich entdeckt." Als Projektleiter hätte man selbstverständlich eine Reihe überlappender Aspekte mit der Business-Analyse", argumentiert er. Ob das so ist, ist hier nicht die Frage. Zunächst muss erst einmal klar sein, um was es sich bei "Business Analysis (BA)" überhaupt handelt?

  1. Es geht bei der BA hauptsächlich um die Identifikation der "Business Needs" und um das Management von Anforderungen (Requirements).
  2. BA hat vor allem mit der "Root-Cause Analysis" von Problemen zu tun und erfordert einen hohen Identifikationsgrad mit der Problemstellung.
  3. Bei der BA geht es in erster Linie um die Analyse der betrieblichen Haupt- und Unterprozesse und um deren Optimierung im Sinne eines besseren Prozessdurchlaufs.
  4. Die BA ist die Kunst der Analyse von Marktopportunitäten. In welchen Märkten ist unser Produkt noch nicht optimal aufgestellt und könnte noch höhere Erträge erzielen?

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Kreative Blaupause

Ganz kreativ Projektanforderungen in einer Gruppe zu sammeln gehört mit zu den Aufgaben eines PMPs. Aber wie gehen Sie am besten vor? Und welche Werkzeuge setzen Sie ein?

Sammeln von Anforderungen in der Gruppe

Eine schöne Blaupause dazu, wie man vorgehen kann, findet sich in einem PMI-Blogbeitrag (hier der englische Originaltext). Es ist eine sehr interessante Sicht auf diese Fülle von Werkzeugen und Methoden, die es für die Gruppenkreativität gibt. Im konkreten Fall geht es um das Sammeln von Anforderungen.

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Vom Pflanzenwachstum, Kritischen Pfaden und Kritischen Ketten

Kennen Sie das? Sie haben Ihre Blumen gepflanzt, gute Erde genommen und die Sonne scheint. Und es passiert – nichts. Dann kommt ein Regenschauer und die ganze Pracht wächst, blüht und gedeiht. Das Wasser war der Engpass für das Pflanzenwachstum, der sogenannte Minimumfaktor.

Dass ein einzelner Engpass ein gesamtes System einschränkt, egal wie effizient alles andere ist, den Gedanken kennen wir auch im Projektmanagement: die Engpasstheorie (Theory of Constraints – TOC) und die darauf basierende Kritische Kette. Aber der Reihe nach. 

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BLUFfen Sie sich an die Spitze

Kommunikation. 90% der Arbeit eines Projektmanagers besteht daraus, sagt man. Daher ist alles, was die Kommunikation vereinfacht und beschleunigt Gold wert – wenn nicht sogar Platin. Und ein geschickter BLUF macht Ihre Kommunikation deutlich effektiver.

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Theorie & Praxis: Projektabschluss

Ich war heute in einem Workshop in Frankfurt, es ging um einen Projektmanagementprozess und als Detail dieses Prozesses um das „richtige Ende“, sprich Abnahme und formales Projektende. Tatsache war, dass der Kunde bisher im Prozess zwei „Abnahmen“ vorsah, eine für das erstellte Produkt und dann noch eine für das gesamte Projekt nach den Abschlussarbeiten.

Prozess kontra Realität

Diese Vorgehensweise wurde als zu bürokratisch empfunden, zumal sich in der gelebten Realität offensichtlich nur wirklich selten ein Lenkungskreis fand, der dieses Prozedere zweimal – und dann auch noch kurz hintereinander – über sich ergehen ließ. Wie also den Prozess zuschneiden? Nur noch einmal machen? Wenn ja, wie?

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PMI verändert das PDU-System – stärkerer Fokus auf Weiterbildung

Ab dem 1.12.2015 wird das PDU-System auf eine neue Struktur umgestellt, die den Schwerpunkt stärker auf den Erwerb von Bildungs-PDUs legt. Das Sammeln von PDUs durch Mitarbeit bei PMI oder im Chapter, durchs Tagesgeschäft aber auch durch das Selberhalten von Trainings oder Workshops wird stark reduziert.

Außerdem wird über das „Talent Triangle“ stärker geregelt, aus welchen Bereichen diese PDUs kommen müssen. Was bleibt ist die Gesamtzahl der benötigten PDUs: 60.

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Agiles Verschätzen

Agiles Projektmanagement hält überall Einzug – die Vorteile überzeugen und hören sich vielversprechend an. Einer der Grundgedanken des agilen Ansatzes ist es, mit der Scheingenauigkeit Schluss zu machen und den Auftraggebern nicht das Blaue vom Himmel zu versprechen. Jenes Blaue, das dann am Ende doch nicht gehalten werden kann.

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Issue Log in Theorie und Praxis

Heute werfen wir einen ein Blick auf den Issue Log. Ist eigentlich primitiv, interessant macht ihn aber die Abgrenzung zum Risikoregister. Aber der Reihe nach …

Lassen wir zunächst die Theorie und die Norm sprechen.

Prozess 10.3. im PMBOK Guide sagt: Issue resolution addresses obstacles that can block the team from achieving its goals.

Und weiter im Glossar über das Issue Log: A project document used to document and monitor elements under discussion or in dispute between project stakeholders.

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