PMP-Frage der Woche: Stakeholder Engagement

(454) Am Nordpol geht’s rund: Santa Claus und sein Team arbeiten auf Hochtouren und haben gerade eben ihr 17.12.-Daily, also eines ihrer täglichen Statusmeetings, beendet. Teamlead Rudolph berichtet über ein paar bissige Bemerkungen der Elfen, die es nur mäßig gut fanden, wie ab diesem Jahr mit den Last-Minute-Wunschzetteln verfahren werden soll. „War doch gut, wie wir es die ganze Zeit gemacht haben“, war eine der eher höflicheren Bemerkungen.

Rudolph meint, es mache sich da gerade so eine „Mir-doch-egal“-Stimmung breit, statt eines „Wir-schaffen-das“-Aufbruchs. Santa Claus hört sich den Lagebericht interessiert an. Er hatte im Sommer – bei den Planungen zur kommenden Saison – in einer Stakeholder Engagement Matrix bei den Elfen ein „C“ bei „Resistant“ gemacht und ein „D“ bei „Supportive“.

Wie ist die gegenwärtige Situation zu bewerten?

  1. Alles gut. Die Einträge im Engagement Level sind korrekt. Auch wenn die Elfen unzufrieden sind, es entspricht genau der Planung.
  2. Gar nichts gut. Die Einträge im Engagement Level sind nicht korrekt. Hier wurden falsche Marken in den falschen Spalten gesetzt und die Sache ist kritisch.
  3. Alles gut. Die Einträge im Engagement Level sind zwar nicht korrekt, weil es „Neutral“ und „Leading“ hätte sein müssen, aber auch in diesem Falle entspräche der Zustand genau der Planung.
  4. Gar nichts gut. Die Einträge im Engagement Level sind zwar korrekt, aber irgendwelche Maßnahmen haben offensichtlich nicht gewirkt.

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BLUFfen Sie sich an die Spitze

Kommunikation. 90% der Arbeit eines Projektmanagers besteht daraus, sagt man. Daher ist alles, was die Kommunikation vereinfacht und beschleunigt Gold wert – wenn nicht sogar Platin. Und ein geschickter BLUF macht Ihre Kommunikation deutlich effektiver.

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Erwartungen – nicht Arbeitsaufträge

Bei der Stakeholderanalyse sind die Erwartungen der Stakeholder ein zentraler Bestandteil. Eigentlich der wichtigste, weil wir uns durch das Herausarbeiten klar werden, was der Stakeholder von uns erwarten könnte.  Wenn wir wissen, was ein anderer will, ist es leichter zu entscheiden, ob wir es tun oder nicht.

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Stakeholderkonforme Kommunikation

Das Dilemma … 

Im PMP-Examen kommt es immer wieder zu einem Fragendilemma: Was hat Vorrang, die stakeholderkonforme Kommunikation oder die Effizienz in der Projektabwicklung? Kann ein noch so ausgefeilter Statusbericht mit Ampeln, Diagrammen und anderen tollen Instrumenten die aufwändige, stakeholderindividuelle Kommunikation ersetzen?

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Stakeholder Engagement Assessment Matrix

das Thema Stakeholder war schon immer ein wichtiges Thema im Examen, aber im neuen PMBOK Guide (5. Edition) wurde daraus ein eigenes Wissensgebiet, nämlich Wissensgebiet #13. Und ein wichtiges Werkzeug in diesem Wissensgebiet ist die Stakeholder Engagement Matrix bzw. das Stakeholder Engagement Level.

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Neues Examen, neuer (deutscher) PMBOK Guide

So, die ersten Rückmeldungen aus dem neuen PMP-Examen liegen vor. Überraschungen? Nein, kaum Änderungen und keine dramatischen Neuerungen. Es bleibt anscheinend alles wie gehabt und agile Fragen dominieren das Examen auch nicht.

Das neue Wissensgebiet Stakeholder-Management
Aber das neue Wissensgebiet, das zehnte, macht sich breit. Stakeholder-Management hatte schon in der Vergangenheit einen hohen Stellenwert, nun wird es ja in der 5. Ausgabe des PMBOK Guides noch stärker betont. Es gibt nun 4 Stakeholderprozesse in einem eigenen Wissensgebiet. Diese 4 Prozesse heißen:

  1. Identify Stakeholders
  2. Plan Stakeholder Management
  3. Manage Stakeholder Engagement
  4. Control Stakeholder Engagement

Damit verdoppelt sich die Anzahl der Stakeholderprozesse, aber nicht die Komplexität. Keine revolutionären neuen Werkzeuge, Pläne oder Techniken. Auf dem zweiten Blick fehlen wirklich innovative Impulse und Konzepte.

Deutscher PMBOK Guide verzögert sich
Am Rande: Diese Impulse scheinen auch dem deutschen Projektteam zur Übersetzung des PMBOK Guides zu fehlen. Während alle anderen Übersetzungen fertig sind, verzögert sich (mal wieder) die deutsche Ausgabe. Die Kollegen sollten nicht nur übersetzen, sondern sich einige der Kapitel auch inhaltlich zu Herzen nehmen.